Diferentes formas de organizar documentos en un archivero

Diferentes Archiveros

Existen múltiples formas de archivar documentos. Para desarrollar una técnica sistemática, debes analizar la información que debe será archivada. Haz una lluvia de ideas sobre las diferentes formas para que puedas seleccionar el mejor método. Por ejemplo, si mantienes registros de proveedores de partes automotrices, entonces puedes archivar utilizando un orden alfabético basándote en el nombre de la compañía. También podrías establecer un método de separar a los proveedores por región (por ejemplo, Sur, Oeste, Este, internacional). Si tienes registros de reptiles, entonces tu método tal vez pueda involucrar organizar los reptiles por sus nombres científicos o por la fecha en que el archivo fue creado.

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Manejo de documentos

Una vez que diseñes un método satisfactorio, asegúrate de escribirlo para que otras personas puedan entender y seguir el sistema de archivo. También debes asegurar que los archivos estén reservados apropiadamente, porque tu sistema puede convertirse en algo inefectivo rápidamente si los archivos están incompletos (por ejemplo, pérdida de datos) o almacenados de forma impropia (por ejemplo categorías de archivo ignoradas) por ejemplo, si estás separando los géneros por color, entonces las personas que crean los archivos deben recordar distinguir entre hombres y mujeres. Debes anticipar el crecimiento y añadir gabinetes extra o espacio como sea necesario. De otra forma, los registros quedarán demasiado justos. También considera como diferenciar los archivos activos de los inactivos y, si aplica, cuando destruir o almacenar los archivos inactivos.

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